Ausschreibungen vorbereiten – die „Markterkundung“

Für eine Projektausschreibung bedarf es eines Lastenhefts. Doch was tun, wenn ein solches noch nicht vorliegt? Gespräche mit Spezialisten, die Erfahrung mit Digitalisierungsprojekte haben, können an dieser Stelle hilfreich sein! So kann man erfahren, wo ein Digitalisierungsprojekt im eigenen Unternehmen am besten anzusetzen ist. Für das Einleiten eines produktiven Dialogs ist der Request for Information (RfI) eine gute Lösung!

Bei öffentlichen Ausschreibungen heißt der RfI in Deutschland meist Markterkundung. Ein RfI dient dazu, sich Basisinformationen über vergleichbare Dienstleister einzuholen, und den Markt zu sondieren. Ihr erfahrt darin welche Leistungen Unternehmen anbieten und bekommt somit eine Übersicht, welche Lösungen am Markt zur Verfügung stehen. Diese Art der Informationsanfrage beinhaltet noch keinerlei Verpflichtungen für die beteiligten Parteien.

Wenn ihr auf IT tenders einen RfI einstellt, müsst ihr nur grob die Problemstellung beschreiben. Der RfI wird dann auf der Plattform automatisch an Dienstleister adressiert, die Erfahrung mit der Umsetzung entsprechender Lösungen haben.

Oft ergeben sich im Rahmen von solchen Gesprächen bereits konkrete Lösungsansätze. Andernfalls erhaltet ihr anschließend konkretere Informationen mit einem Request for Proposal (RfP), der die eigentliche Ausschreibung darstellt. Die Erstellung einer Ausschreibung fällt aber nach den Gesprächen mit kompetenten Anbietern viel leichter, weil klar ist, welche Lösungsalternativen es gibt und wie diese sich unterscheiden.  In einem RfP beantworten die Anbieter Detailfragen zu ihren spezifischen Dienstleistungen, ihrer Methodik und den individuellen Kosten, die für die Erfüllung der Anforderungen eures geplanten Projekts erforderlich sind.

Eine Alternative zu einem Gespräch mit potentiellen Implementierungspartnern über einen RfI kann evtl. auch der Einsatz eines Beraters sein. Dazu könnt ihr auf IT tenders ganz einfach einen Beratungsauftrag ausschreiben. Berater ersparen euch Arbeit beim Sichten potenzieller Lösungen und der Planung von Digitalisierungsprojekten. Sie analysieren euer Unternehmen und geben daraufhin Vorschläge ab, wo die Digitalisierung zunächst am sinnvollsten ansetzen kann. Außerdem planen sie das konkrete Projekt und sind gegebenenfalls auch bei der Umsetzung unterstützend tätig. Ein Vorteil besteht in der offensichtlichen Zeitersparnis für euch. Klar ist allerdings auch, dass ihr euer Unternehmen am besten kennt. Berater können daher nur als Sparring-Partner agieren. Die strategische Planung des Projekts bleibt weiterhin bei euch. Dem Vorteil der Beratung entgegen stehen die Kosten, die anfallen, durch die Vergabe dieser Leistungen. Ein weiterer, entscheidender Vorteil beim eigenständigen Planen sind die Lerneffekte, die ihr erlangt, und die euch bei zukünftigen Digitalisierungsprojekten helfen.

Auch aus Sicht der Auftragnehmer ergeben sich Vorteile aus einem initialen Request for Information. Es ist eine Chance mit Auftraggebern ins Gespräch zu kommen und die eigenen Lösungen vorzustellen. Dadurch kann sich das Beantworten eines RfI als effizienter Vertriebskanal herausstellen. In manchen Fällen kann sich eine Projektausschreibung von Seiten des Auftraggebers sogar erübrigen, wenn beide Partner im Dialog bereits konkrete Lösungsansätze entwickeln und zu einem Einverständnis gelangen.

Fazit

Auch ohne dass ihr bereits ein konkretes Projekt im Kopf habt, könnt ihr die Digitalisierung anpacken und loslegen! Eine Request for Information hilft euch dabei den Markt nach Digitalisierungslösungen zu sondieren und so abzuschätzen, welche davon in euer Unternehmen passt. Auch Berater können Unterstützung bei der Unternehmensanalyse und der Planung eines Projekts leisten. Bei der Auswahl dieser Alternativen solltet ihr die Vor- und Nachteile berücksichtigen. Je nach Bedarf können also beide Optionen als gute Lösungen dienen. Also, besser nicht lange warten, sondern starten – mit einem Request for Information oder einer Ausschreibung auf IT tenders.