Bild von Patrick Hofstadt, erfolgreicher Berater und Fachbuchautor

Erfolgreiche Angebote schreiben

Gastbeitrag von Patrick Hofstadt

In den meisten IT-Unternehmen erfolgt die Angebotserstellung nach wie vor aus eher technischen Gesichtspunkten. Das führt dazu, dass die Angebotsprozesse im Bereich der kaufmännischen und projektbezogenen Aspekte zwar in der Regel sehr professionell sind. Gleichzeitig schaffen es aber nur die wenigsten IT-Unternehmen, ihre Angebote zu wirklichen Verkaufsdokumenten zu machen, die

  • vertriebliche Informationen konsequent nutzen,
  • die Brücke zum Kunden schlagen,
  • in die Fachorganisation des Kunden hinein verkaufen,
  • Bewertern bei Ausschreibungen klar sagen, warum das eigene Angebot gegenüber dem Wettbewerb das Beste ist und
  • das vorgenommene Leistungsversprechen stichhaltig belegen.

Dabei müsste der Anspruch, dass das Angebot in erster Linie ein Verkaufsdokument ist, insbesondere für IT- und IT-nahe Unternehmen relativ einfach umzusetzen sein. Denn qualitativ hochwertige und verkaufsstarke Angebote besitzen einen klar erkennbaren Code. Es gibt für jeden der vier großen Qualitätsbereiche „Struktur“, „Sprache“, „Visualisierung“ und „Verkaufsstärke“ eindeutige Muster und Blaupausen. Wer diese kennt, hat die Nase gegenüber der Konkurrenz vorn und beschleunigt auch seine Prozesse. Denn Unternehmen, in denen Mitarbeiter immer wieder neben dem eigentlichen Tagesjob an komplexen Angeboten mitwirken, können es sich nicht leisten, das Rad jedes Mal neu zu erfinden.

Überzeugende Angebote auf Ausschreibungen decken dann auch konsequent die folgenden Aspekte ab:

Struktur und Leserführung: Überzeugende Angebote spiegeln exakt die Struktur der Ausschreibung wider, sie nehmen den Kunden innerhalb der weiteren Unterstrukturen an die Hand und nennen immer das Wichtigste zuerst. Sie sind in einer konsistenten und sofort wieder erkennbaren Form aufgebaut und so übersichtlich gegliedert, dass der Leser sich immer auf den Inhalt fokussieren kann.

Sprache: Überzeugende Angebote bestechen durch eine präzise und dabei zeitgleich einfache, sofort verständliche Sprache. Sie sind frei von Denglisch, übertriebenem Fachjargon und Modewörtern sowie formaljuristischem Klein-Klein. Sie sorgen durch ihre Verständlichkeit für eine hohe Transparenz. Damit stärken sie das Vertrauen sowohl in die Kompetenz als auch in die Seriosität des Bieters. Zudem stellen überzeugende Angebote den Kunden auch sprachlich durchweg in den Mittelpunkt

Visualisierung: Überzeugende Angebote sind konsistent in Stil, Layout und Design. Alle Abbildungen sind hochwertig, verständlich, inhaltlich aussagekräftig und aus einem Guss. Im Bereich der Typographie vermeiden sie Wildwuchs. Sie sorgen zudem für eine ansprechende Ästhetik im allgemeinen Erscheinungsbild.

Verkaufsstärke: Überzeugende Angebote folgen einer klaren Story und besitzen einen roten Faden, der sich sofort erkennen lässt. Sie stellen die Verkaufsbotschaften unübersehbar heraus. Sie zeigen dem Auftraggeber von der ersten bis zur letzten Seite unmissverständlich, warum er jetzt beim Bieter kaufen sollte und nicht bei der Konkurrenz und warum das herausstechende Leistungsversprechen des Bieters vertrauenswürdig ist.

Vorgehen und Organisation: Die Erstellung überzeugender Angebote folgt einem klaren Mindestprozess und unterliegt einer einheitlichen Erwartungshaltung innerhalb des Angebots-Teams; sowohl an ein „gutes Angebot“ selbst, als auch an die dazu notwendige Methodik. Professionelle Backoffice-Strukturen schließen die Lücke zwischen Technik und Vertrieb und unterstützen die Ausarbeitung. Mitarbeiter innerhalb dieser Strukturen verstehen sich nicht als Sachbearbeiter, sondern als Veredelungsinstanz des Angebots und werttreibende Komponente innerhalb des Prozesses.

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